Privacy & gegevensverwerking

Wie beheert de gegevens?

Vocasa bepaalt waarom leden-, spelers- en trainersgegevens in dit portaal worden verwerkt. De club is daarvoor de verwerkingsverantwoordelijke. De gebruikelijke contactpersoon voor portaalzaken is de Technische Commissie; het bestuur kan een andere contactpersoon aanwijzen.

Maurice van Horik (Van Horik Apps) verzorgt het technisch beheer en verwerkt clubgegevens in opdracht van de club. Voor eigen supportcorrespondentie bepaalt Van Horik Apps het doel van de verwerking. Neem voor technische of privacyvragen contact op via maurice@vanhorik.app.

Welke gegevens gebruiken we?

• Accountgegevens: naam, e-mailadres, rollen, teamkoppelingen en toegangsstatus.
• Teams en spelers: namen, spelerslijsten en trainingsmomenten.
• Trainingen en presentie: datum, duur, notities, aanwezigheid en geregistreerde afwezigheidsreden.
• Vergoedingen: tariefafspraken, berekende bedragen, goedkeuringen en betaalstatussen. Dit portaal voert geen bankbetalingen uit.
• Beveiliging en beheer: inlog- en wijzigingshistorie, sessiegegevens en technische limieten om misbruik te beperken.

Bij een contactaanvraag verwerken we de ingevulde naam, het e-mailadres, de categorie, het bericht en de portaalpagina. Een aanvraag maakt niet automatisch een account aan.

Cloudflare verwerkt technische verbindingsgegevens, waaronder IP-adressen, voor het aanbieden en beveiligen van de website. De applicatie gebruikt afgeleide sleutels voor aanvraaglimieten.

Waarom en op welke basis?

Clubgegevens worden gebruikt voor het organiseren van trainingen, presentie en vergoedingen. De club bepaalt en onderbouwt de toepasselijke AVG-grondslag, bijvoorbeeld uitvoering van een passende overeenkomst, een wettelijke administratieplicht of een afgewogen gerechtvaardigd belang. De gekozen grondslag en eventuele aanvullende clubtermijnen kun je bij de club opvragen.

De reden ‘Blessure’ kan gezondheidsinformatie bevatten. Hiervoor moet de club naast een gewone AVG-grondslag een toepasselijke uitzondering voor gezondheidsgegevens vaststellen, bijvoorbeeld uitdrukkelijke toestemming waar die geldig en vrij kan worden gegeven. Een lidmaatschap of deze verklaring geeft op zichzelf geen toestemming. Noteer geen diagnoses of medische details in vrije tekst.

Contactgegevens gebruiken we om je verzoek te behandelen en hierover te antwoorden. Bij een dienstverleningsverzoek gebeurt dit voor de voorbereiding of uitvoering van dienstverlening; voor overige correspondentie en beveiliging gebruiken we een afgewogen gerechtvaardigd belang. Contactgegevens zijn nodig om per e-mail te kunnen antwoorden. We gebruiken ze niet voor reclame.

Wie heeft toegang?

Toegang is afhankelijk van de toegewezen rollen en teamkoppelingen. Trainers kunnen de gegevens bekijken waarvoor zij toegang hebben; de Technische Commissie en penningmeester krijgen de ingestelde clubtaken. Algemeen accountbeheer en volledige clubexport zijn alleen toegankelijk voor de portaal-eigenaar. Rollen worden ook op de server gecontroleerd.

Cloudflare verzorgt hosting en databasevoorzieningen. Resend verzorgt inlogmails en contactmails. GitHub Actions voert publicaties uit en bewaart afgeschermde back-ups van de echte clubdatabases. Vrijwillige democontactaanvragen worden via het Vocasa-portaal naar de centrale beheerder doorgestuurd; demoregistraties komen niet in een clubdatabase.

Deze leveranciers kunnen gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken. Resend vermeldt verwerking in de Verenigde Staten. Informatie over hun verwerking en doorgifte vind je bij Cloudflare, Resend en GitHub. De afspraken met de club moeten de ingezette leveranciers en toepasselijke doorgiftewaarborgen vastleggen.

Hoe lang bewaren we gegevens?

Tijdens het gebruik bewaart de club de gegevens die nodig zijn voor haar administratie. De club bepaalt de termijnen per gegevenssoort. Een verwijderd account of een verwijderde speler kan als afgeschermd historisch record behouden blijven om bestaande registraties begrijpelijk te houden.

Het uitgangspunt bij beëindiging is overdracht van de clubgegevens en een afgeschermde archiefperiode van maximaal één jaar vanaf de afgesproken beëindigingsdatum, voor afgesproken overdracht of herstel. De club bevestigt deze instructie en kan eerder om verwijdering verzoeken. Afsluiten en verwijderen worden door de beheerder uitgevoerd; er is nog geen automatische verwijderfunctie. Wettelijk te bewaren financiële gegevens moet de club in haar eigen administratie behouden.

Dagelijkse databaseback-ups blijven momenteel maximaal 30 dagen beschikbaar; back-ups bij publicatie maximaal 7 dagen. Verwijderde gegevens kunnen gedurende die termijn nog in een beperkte herstelkopie voorkomen. De beheerder stemt de verwijdering en het verstrijken van kopieën af bij beëindiging.

Contactcorrespondentie bewaren we zolang nodig voor behandeling en eventuele opvolging. Een verdere termijn hangt af van een lopende afspraak, klacht of wettelijke verplichting; de beheerder beoordeelt de noodzaak. Tijdelijke inloggegevens verlopen, maar een verlopen record is niet altijd onmiddellijk verwijderd.

Cookies, beveiliging en geautomatiseerde besluiten

Voor inloggen wordt een noodzakelijke beveiligde sessiecookie gebruikt, met een geldigheid van maximaal acht uur. De portaalcode bevat geen advertentie- of analysetrackers. Leveranciers verwerken daarnaast technische gegevens voor hun dienstverlening. De applicatie gebruikt versleutelde verbindingen, toegangscontrole en beperking van aanvragen. Een exportbestand bevat persoonsgegevens en hoort alleen bij bevoegde ontvangers terecht te komen.

Het portaal berekent vergoedingen en overzichten uit ingevoerde gegevens. Goedkeuring en betaalregistratie zijn handelingen van bevoegde gebruikers; het portaal neemt hierover geen zelfstandig besluit met rechtsgevolgen.

Jouw privacyrechten

Je kunt vragen om inzage, correctie of verwijdering en, waar van toepassing, beperking, overdracht of bezwaar. Waar verwerking op toestemming berust, kun je die toestemming intrekken. Rechten zijn afhankelijk van de verwerking en eventuele wettelijke verplichtingen.

Voor clubgegevens neem je contact op met de Technische Commissie of het bestuur van Vocasa. Van Horik Apps ondersteunt de club bij het afhandelen van verzoeken. Gebruik voor technisch beheer of supportgegevens maurice@vanhorik.app. We controleren zo nodig je identiteit zonder meer gegevens te vragen dan nodig. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Deze verklaring beschrijft het portaal. De dienstverleningsovereenkomst en verwerkersovereenkomst met de club bevatten de aanvullende afspraken en instructies.